OA系统实施的经验教训

2011年伴随互联网的兴起与发展。智能手机和3G网络的普及,办公自动化管理取得极大的突破,通过Workflow(办公流程自动化)和KM(知识管理)相结合,办公自动化软件(OA)更加注重部门以及跨部门的协作,促进企业员工的协同发展。

早在2011年,ERP行业如日中天,南金蝶北用友的名号尽人皆知,我的第一家公司刚开始做OA项目,我进去的时候,产品刚刚上线,客户是一家产销研一体的平板电脑公司,产品主要出口非洲。老大看重我在大学的ERP实训,让我负责这个项目,包含后端进销存这一块。

米腾OA主要功能模块有:办公管理、人力资源、计划任务、内部交流、邮件管理、审批管理、采购管理、销售管理、库存管理和后台管理几大部分。

367-3

系统功能特点:

  • 自定义工作流:系统所有参数可自定义配置,支持多分公司、多部 门架构;以图形化形式定义工作流,工作流条件设置,条件分支定义;
  • 系统架构:采用N层结构设计软件,系统扩容性强大,二次开发结 构清晰、简单;
  • 预览支持:支持word,ppt,excel等文档在线预览;
  • 电子邮件:集成E-mail管理组件,提供web方式的远程邮件服务;
  • 提供便捷的局域网、广域网文件共享方案,超强精准的权限控制;
  • 集成公告、内部消息、短信、文件柜、论坛等模块,提供企业内部信息交流的多种方式;
  • 简单易用的工作计划总结,整合任务、反馈,让工作变得更易掌控;
  • 集成自主研发的消息队列提醒引擎,提供各种信息的多种方式提醒;
  • 提供问卷调查模块,帮助企业轻松实现信息收集;
  • 安全的文件权限控制:系统可对单个文件进行查看、修改、删除等权限设定,保障了企业资料安全性。

产品架构:

367-1

不要笑,当时所说的移动办公仅仅只是通过不同终端的浏览器来实现而已,要知道,2011年,微信也才刚刚崭露头角,iPhone4S刚出来,市面上不到4寸的手机比比皆是,更谈不上手机APP了。

介绍完了背景,下面进入正题,主要讲下实施中的经验和教训。

消除不利的外部因素

这个OA项目刚开始的第一个阻碍,来自网络环境,当时是通过云服务器的IIS部署,发布web站点,但是客户访问体验很差。我和老大一起排查后发现客户工厂面积比较大,办公地点分散,为省事,客户的措施是哪里要网络就直接从总路由上扯根网站直达,然后接上交换机,加上车间经常会测试平板的wifi功能是否正常会造成IP地址不够用。造成部分电脑没网络,影响体验。

为了解决这个问题,我们说服客户花了近2000元将主路由换成企业的H3C,然后在路由中做了VLAN,划分多网段,这样做了之后,网络明显改善,杜绝网络因素引起软件体验不佳。下面是改造后的网络拓扑图:

367-4

不要被客户牵着走

做过ERP项目的都知道,第一步需要至少保证仓库库存准确性,通过生产或采购入库,销售出库实时的确保库存准确,为销售生成提供便利。

要做到这些,起码物料信息要完整,这样才好在系统中流转。这里就涉及到物料编码的设置。物料编码有2个极端,一种是用无意义的数字和字母来表示,它只是为了方便计算机处理信息的唯一符号而已;一种是用物料编码存储物料属性,让人看到物料编码就可以知道物料的总类、颜色、尺寸等。而这家客户恰巧是第二个极端:

367-2

示例:
100欧姆、0402封装、误差为±5%的贴片电阻为:R100-0402- J-001 
100欧姆、碳膜、误差为±10%、功率1W的插件电阻为:R100-T1- K-001 
10.2千欧姆、金属膜、误差为±1%、功率2W的插件电阻为:R10.2K-J2-F-001 
10千欧姆、金属膜、误差为±10%、可调碳膜三脚卧式电阻为:R10K-CT3W-K-001

一开始我看到客户给的这个电阻物料编码规则,内心是崩溃和拒绝的。虽然通过物料编码可以较清楚的识别电阻的阻值、类型、误差、攻略等差数,但这会造成编码物料的时候极大的工作量(事实证明我的判断是对的,花了整整1个月时间才把编码工作全部做完,这还不包括后期调整)。你可以想一下,有几个人是看编码来识别物料的,因为单据上肯定有一列属性信息,里面用中文会写的清清楚楚而不用看到编码还要在脑海中换算。

比较遗憾的是,项目小组没有说服客户采用简单的物料编码,最后不得不妥协,协助客户一起进行物料编码的编写工作。比较庆幸的是,该物料编写方法后期被抛弃,因为客户后来终于认识到自己的编码规则劳民伤财,不利于项目的及时推进,后期的编码直接采用编码前面的物料种类用字母表示,后面直接带流水号的形式。

总结教训就是实施过程中不要被客户牵着走,不要总是妥协,遇到分歧时候,应当给出不同的方案,做好利弊分析,给客户建议并让客户自己做决策,为自己的选择买单。尽量的减少项目的风险,包装项目按项目周期有序进行。

你是老师,不是保姆

对于ERP项目实施来讲,仓库管理是重点,未用软件前,系统的数据通过excel管理,不利于数据统一管理。上了软件,通过库存模块的单据打印实现,录入电子单据,审核通过后,可以直接打印出来,非常方便。在系统并行阶段,客户仓库管理人员一方面要用传统excel方式处理数据,一方面要在新的系统中录入数据,增大了工作量,为了保证项目推进,那段时间,公司要求驻点仓库,帮助录入仓库单据……

实施人员表面上看是老师,实际做的是保姆的工作,不利于客户方的学习成长,一旦客户人员发生变动,客户方如果没有良好的培训制度,就会造成项目难推进,卡在某个节点的情况。所以说,实施人员要扮演好老师的角色,教会学生如何使用软件,学生遇到不懂的问题可以请教老师,老师也可以指导,但千万不要总是做保姆的工作,惯坏了学生,最终受累的是自己。

产品定位决定企业能走多远

5年前我们公司OA产品的定位是一站式办公平台,即无须登录多套系统并整合所有信息资源,实现互通互用,达到信息资源最大利用。所以产品整合了很多功能,还有短信营销等增值服务。

5年后,移动办公领导品牌纷享逍客由销售管理工具转移到 一站式移动办公平台,其实5年前它也是仅仅只做移动办公而已。

做大做强是每个企业的目标,但刚开始的时候企业只是以为的做大做全,就是什么都有的心态:我们软件有OA+CRM+ERP,你要的功能我们都有,想用什么功能你看着办!这样的心态导致产品初期盲目的堆砌功能,迷失了方向,最终没有存活下来。1年多以后,我们公司的OA产品下线,停止更新,这家客户将我们软件替换成了某知名ERP厂商,我们OA帮助客户培养了信息化建设意识,一定程度上让客户认识到对于生成型企业来讲,真的是“不上ERP等死”。

而对于做强来讲,现在的互联网早已不是5年前猪都能飞的时代,做大是像BAT这种独角兽干的事情,什么都想搀和一脚。由此看来想想做强就需要细分市场,避免跟BAT正面竞争,找到一个差异化的缝隙钻进去,才是更好的发展之路。

发表评论

QQ登录直接评价。